Comment planifier efficacement votre calendrier de réservation

Mai 2024

Analyser l’activité de votre location saisonnière 

Un outil indispensable pour la gestion de votre activité

Déposer une annonce pour votre maison de vacances sur un portail de location de vacances en ligne est seulement la première étape pour votre activité de location saisonnière.

Vous aurez besoin d’organiser le planning de vos disponibilités et des réservations des clients pour éviter des situations conflictuelles.

Un calendrier des réservations est un outil utilisé pour organiser et planifier l’activité de votre location saisonnière.

Optimiser vos réservations vous sera utile dans différents domaines, notamment pour :

• Maximiser vos revenus ;
• Optimiser l’utilisation de votre bien ;
• Améliorer la planification ;
• Favoriser la satisfaction client ; 
• Maintenir la compétitivité.

Identifier les périodes de fortes demandes et les saisons

Commencez par identifier les périodes de vacances scolaires de votre région et les jours fériés. Renseignez-vous ensuite sur les festivals, les animations et tous les événements susceptibles d’attirer du monde. Vous pouvez aussi analyser les saisons touristiques de votre secteur géographique, en vous basant en particulier sur : 

• Les conditions météorologiques constatées ;
• Les activités saisonnières de tourisme ;
• La fréquentation des vacanciers et des touristes.

À titre d’exemple, la fréquentation d’une station balnéaire n’est pas la même en hiver qu’à la saison chaude. Inversement, une station de ski peut voir le nombre de touristes diminuer en été. Déterminer les périodes prisées par les voyageurs dans votre région vous aide à planifier votre calendrier de réservation.

Par ailleurs, la collecte de ces données, d’autant plus si elle peut se faire sur plusieurs années d’activité, fournit un historique pertinent des tendances de réservations et du taux d’occupation de votre location de vacances. En comprenant les statistiques fournies par votre calendrier de réservation, vous anticipez les périodes de fortes demandes, ce qui vous permet de maximiser vos revenus en capitalisant sur ces périodes de forte demande.

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Comment utiliser efficacement votre calendrier de réservation pour votre activité de location saisonnière ?

Les logiciels de gestion de locations saisonnières dédiés

Pour mettre en place un calendrier des réservations pour votre activité de location saisonnière, différentes solutions sont à votre disposition.

Les logiciels de gestion de locations saisonnières dédiés offrent une gamme complète de fonctionnalités au service de votre activité de location de vacances. Ils présentent de nombreux avantages, surtout si vous devez encadrer plusieurs biens de locations saisonnières :

• Modèles de planning ;
• Modèles d’agenda ;
• Outils de communication avec les locataires ;
• Outils de paiements ;
• Respect des règlementations en vigueur ;
• Protection des données confidentielles et assistance technique en cas d’incident.

Ces logiciels sont payants, sous forme d’abonnement ou à prix fixe. Ils disposent cependant, en général, de versions d’essai pour que vous puissiez juger de leur efficacité dans le cadre de votre activité de location saisonnière.

Le logiciel Excel

Si vous débutez dans la gestion de votre activité de location de vacances ou si vous possédez peu, voire un seul bien mis en location, le logiciel de bureautique Excel s’avère un choix judicieux.

Pour commencer, il s’agit d’un logiciel gratuit, implanté dans la plupart des ordinateurs. Le point fort d’Excel, c’est sa personnalisation. Voici quelques exemples de ce que vous pourrez créer avec ce logiciel :

• Un agenda XLS pour vos rendez-vous ou tout autre événement ;
• Un planning XLS pour encadrer le calendrier de réservation ;
• Un échéancier Excel pour tenir vos comptes à jour ;
• Un business plan Excel pour vos différents types de locations. 

Le principe est simple : vous créez vous-même vos tableaux Excel en les modulant selon vos besoins. Vous pouvez utiliser des codes couleur et des symboles spécifiques pour vous organiser. 

Vous trouverez aisément des modèles de calendriers Excel, en format XLS, gratuits sur Internet. Si vous souhaitez savoir comment faire un planning de réservation sur Excel, sachez qu’il existe sur les plateformes de vidéos en ligne des tutoriels très complets pour vous aider.

Utiliser Excel pour la gestion locative de votre activité est donc une solution intéressante si vous démarrez votre activité ou si vous n’avez qu’une seule location à gérer. Cependant, dans la mesure où son exactitude et sa précision dépendent de votre saisie manuelle, le risque d’erreur est à considérer.

Tirez le meilleur parti de votre calendrier de réservation

Pour utiliser votre calendrier de réservation de la manière la plus efficace qu’il soit, il est important de pouvoir le synchroniser. Pour ce faire, optez pour des portails de réservation de location de vacances en ligne qui offrent des fonctionnalités de synchronisation de calendrier, comme Airbnb, par exemple. 

Quelle que soit cette plateforme, assurez-vous qu’elle est compatible avec le logiciel de gestion que vous utilisez.

Centraliser votre calendrier de réservation sur une seule plateforme ou sur un seul logiciel de gestion vous permet d’éviter la multiplication des calendriers. Vous réduisez ainsi le risque de doublon de réservation. 

Quand cela est possible, activez la synchronisation automatique et vérifiez régulièrement qu’elle fonctionne correctement. 

Synchronisez votre calendrier de réservation pour maximiser vos revenus

En synchronisant votre calendrier de réservation, vous pouvez garantir que les dates disponibles sont toujours à jour. Cela évite des situations de double réservation. Le but étant de fidéliser votre clientèle en lui apportant entière satisfaction.

Si, malgré toutes vos précautions, un conflit de réservation survient, soyez réactif. Contactez vos clients pour proposer une solution ou une compensation.

Cet outil vous permet aussi d’ajuster automatiquement vos tarifs en fonction de la demande et de la disponibilité. Vous pouvez alors proposer des réductions pour les séjours de dernière minute ou des offres spéciales en cas de réservations de plusieurs jours.

Enfin, grâce à la synchronisation de votre calendrier de réservation, vous pouvez mieux planifier votre emploi du temps et optimiser la gestion de votre propriété. Cela peut inclure la planification des travaux de maintenance, le nettoyage entre les séjours des clients et la gestion des arrivées et des départs.

La synchronisation de votre calendrier de réservation sur tous les sites de location de vacances sur lesquels vous avez annoncé votre maison de vacances est une stratégie essentielle pour votre activité de location saisonnière. Elle contribue à optimiser la gestion de vos locations de vacances et à augmenter votre taux de réservation, et donc d’occupation. Finalement, en plus de gagner du temps, vous gagnez aussi davantage d’argent.

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