Enregistrement des voyageurs à la police espagnole

Juillet 2024

La méthode d’enregistrement des informations sur les invités à l’attention des autorités va bientôt changer. Nous vous expliquons comment vous devrez signaler les voyageurs à la police, maintenant et à partir du 1er octobre 2024.

Il convient tout d’abord de noter que l’enregistrement des voyageurs via la police et la Guardia Civil cessera de fonctionner le 1er octobre 2024 et sera remplacé par SES.Hébergements. Les informations sur SES.Hébergements seront développées dans la dernière section de cet article.

Tous les hébergements de vacances doivent tenir un registre des voyageurs à la police, à la Guardia Civil ou au corps de sécurité équivalent dans chaque communauté autonome. Ce registre des invités, qui fournit des informations sur les voyageurs aux autorités compétentes, est une obligation de l’hôte. Celui-ci devra transférer ces données au lieu d’hébergement de la Guardia Civil et de la Police nationale.

Si vous souhaitez que votre location de vacances soit conforme à la législation en vigueur, vous devrez tenir un registre des données des personnes séjournant dans votre logement, indiquant les principales informations personnelles, les dates d’arrivée et de départ de leur séjour. Ensuite, vous devrez le numériser et le transmettre à la police. Il est idéal que votre site Web de location de vacances informe de cette circonstance et que le client soit averti à l’avance. Lors de la publication de votre logement de vacances, veillez à inclure le texte concernant l’enregistrement des invités à la police parmi les obligations du check-in.

Il est essentiel de réfléchir à quel moment vous demanderez les données du formulaire de voyageurs à la police au client, que ce soit en personne ou en ligne si votre gestion est à distance.

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Comment se préparer à opérer sur Webpol pour l’enregistrement

La loi indique que cette gestion de l’enregistrement des invités à la police est réalisée pour la “sécurité publique”, tant des personnes qui veulent louer une maison ou un appartement de vacances que de leurs invités. Les formulaires de voyageurs transmis à la police sont considérés comme un élément indispensable pour la transparence du secteur.

Pour contrôler l’enregistrement des invités séjournant dans l’hébergement touristique, la police et la Guardia Civil disposent d’un site Web connu sous le nom de Webpol, Hospederías de la Police ou e-Hôtel, destiné à effectuer électroniquement toutes les formalités. Si votre hébergement se trouve au Pays basque ou en Catalogne, vous devrez effectuer l’enregistrement des voyageurs auprès des Mossos d’Esquadra ou de l’Ertzaintza.

L’inscription d’un hôtel ou d’un hébergement de vacances sur Webpol nécessite une démarche en personne, vous devrez donc prendre rendez-vous et vous rendre au commissariat le plus proche de l’établissement. Le jour du rendez-vous, vous devrez apporter les documents demandés par la police : la pièce d’identité nationale de la personne responsable de l’hébergement de vacances, une déclaration responsable du début de l’activité (DRIA) validée par l’administration compétente et un document justifiant la propriété ou le droit d’usufruit sur le bien immobilier.

Si la documentation est correcte, vous recevrez un nom d’utilisateur et un mot de passe avec lesquels vous pourrez effectuer toutes les démarches avec la police concernant l’enregistrement des voyageurs.

Comment effectuer les formulaires de voyageurs sur Webpol

L’application de la police et de la Guardia Civil prévoit deux modalités pour informer sur les données des invités séjournant dans votre hébergement de vacances.

Vous pouvez effectuer l’enregistrement des invités à la police directement dans l’application, via la section web “Enregistrement direct des registres”. Vous devrez remplir un formulaire avec les données habituelles (nom, prénom et deuxième nom, numéro de document d’identité, type de document, date de délivrance, sexe, date de naissance, pays de nationalité, date d’arrivée et date de départ). Une fois terminé, vous devrez appuyer sur “enregistrer”. Faites de même pour chaque personne qui passe par le logement.

Vous pouvez également avoir collecté préalablement les informations, sur un formulaire papier ou via un formulaire numérisé, et ensuite il vous suffira de télécharger les documents dans l’application depuis la case “Parcourir”, charger les documents et cliquer sur “Envoyer”.

En général, chaque portail de location de vacances recommande l’utilisation d’outils numériques pour faciliter le processus. Il s’agit de logiciels développés par des entreprises spécialisées dans le secteur, qui vous simplifient toute cette gestion. Ainsi, vous pourrez accomplir la tâche en utilisant le moins de temps possible.

Possibles amendes

Bien qu’il ait été difficile de l’intégrer dans la vie quotidienne des entreprises, de nos jours, un enregistrement rigoureux des invités est tenu dans la grande majorité des établissements. Si l’enregistrement de la police pour la location de vacances n’est pas effectué, les amendes peuvent aller de 100 € à 30 000 €, selon qu’un formulaire spécifique est manquant ou même s’il n’existe pas de registre du tout.

Les responsables des logements qui fonctionnent régulièrement comme des locations de vacances doivent conserver ces informations pendant au moins trois ans. La loi stipule que les registres de voyageurs doivent être disponibles pour examen par la police nationale ou la Guardia Civil.

Comment s’effectue l’enregistrement du voyageur dans SES.Hébergements

À partir du 1er octobre 2024, toutes les informations d’enregistrement des voyageurs seront réalisées via SES.Hébergements. Cette plateforme remplacera les hospederías de la Guardia Civil et de la Police nationale, mais pas celles des Mossos d’Esquadra et de l’Ertzaintza. Par conséquent, si vous êtes en Catalogne ou au Pays basque, vous éviterez cette transition.

La plateforme SES.Hébergements permettra l’envoi de toutes les informations requises par le décret royal 933/2021, de manière en ligne, plus agile et conforme à la législation. À l’heure actuelle, vous pouvez déjà vous inscrire sur SES.Hébergements, où vous devrez remplir un formulaire de voyageurs disponible sur la même plateforme contenant vingt-et-un renseignements personnels.

Pour inscrire votre hébergement sur la plateforme, vous devrez disposer d’un certificat numérique, d’une carte d’identité électronique ou de Cl@ve, ainsi que du programme AutoFirma installé sur votre ordinateur.

Une fois que vous serez inscrit et que vous aurez accès à la plateforme, vous verrez un écran avec une option d’enregistrement, qui vous dirigera vers une page où vous devrez remplir un formulaire. Ce formulaire vous demandera les données de votre logement, ainsi que des informations personnelles (principalement votre adresse et vos coordonnées). De plus, vous devrez indiquer comment vous allez effectuer l’enregistrement, que ce soit manuellement ou en automatisant le processus via une plateforme. Ce dernier aspect doit être clairement indiqué dans la case correspondante.

Une fois que vous aurez terminé l’inscription de votre logement, vous recevrez un courriel avec votre numéro d’enregistrement, le code de l’exploitant et le code de l’établissement. De plus, vous recevrez vos identifiants, nom d’utilisateur et mot de passe. Ces informations vous permettront de fonctionner et d’annoncer votre location de vacances en toute légalité.

La transition vers SES.Hébergements est quelque chose que vous devrez assumer tôt ou tard. Donc, quand vous aurez un moment libre avant octobre, consacrez du temps de qualité à connaître la plateforme, à vous y familiariser et à obtenir les identifiants d’accès au système. Ne remettez pas cela à plus tard pour pouvoir annoncer votre location de vacances sans stress. Un hôte prévoyant en vaut deux.

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