Créer un livret d’accueil numérique

Juillet 2024

Pourquoi créer un livret d’accueil en format digital ?

Une diffusion plus accessible

Les livrets numériques peuvent se partager bien plus efficacement qu’un livret d’accueil en format papier, que ce soit par courrier électronique ou sur le site web de la location saisonnière.

Cela permet à vos futurs locataires d’accéder aux informations dès la confirmation de leur réservation. Ils consultent ainsi le livret à tout moment et depuis n’importe quel endroit, ce qui facilite la préparation de leur séjour. Ils peuvent aussi se fier aux informations contenues dans le livret sans avoir à vous envoyer plusieurs e-mails pour obtenir des renseignements.

Par ailleurs, le livret numérique est accessible sur divers appareils, y compris les téléphones portables, les tablettes et les ordinateurs. Cela garantit une utilisation facile et pratique pour tous les clients, qu’il s’agisse de vacanciers ou de voyageurs d’affaires.

Une communication améliorée

Lorsque vous annoncez une maison de vacances sur un site web de location de vacances, mettre un livret numérique à disposition des locataires permet d’améliorer considérablement la communication entre eux et vous.

En effet, grâce à ce livret, ils peuvent se familiariser avec les règles de la maison, les équipements disponibles et les attractions locales avant même leur arrivée. 

Par ailleurs, vous pouvez ajouter des informations détaillées sur la manière de se rendre à la propriété, y compris des cartes interactives, des coordonnées GPS, des options de transport public et des recommandations pour les taxis. Par exemple, un livret numérique pour un gîte situé dans un endroit retiré se révèle particulièrement utile.

Un geste écologique et économique

La portée écologique d’un livret digital est évidente. Vous pouvez facilement actualiser les informations qu’il contient sans avoir à imprimer un nouveau livret en format papier. Vous gaspillez ainsi moins de ressources et vous réduisez l’impact écologique de votre location saisonnière. Les voyageurs écoresponsables apprécient particulièrement cette démarche.  

Par ailleurs, cela enrichit l’expérience des clients, mais permet aussi d’éviter les incompréhensions et d’augmenter leur satisfaction en fournissant un support constant et des informations à jour. Vous limitez, de cette façon, les frais liés au marketing et augmentez la rentabilité de votre location saisonnière.

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Comment faire un livret d’accueil numérique à partir d’un livret d’accueil en format papier ?

Analyser le contenu du livret en format papier 

Dans un premier temps, avant de passer du format papier au format numérique, une étude approfondie du style du livret papier s’impose. Parcourir attentivement le livret vous donne une vue d’ensemble sur sa structure et son contenu. De plus, notez les chapitres et les sections, pour conserver l’organisation globale du livret.

Soulignez les idées à développer ou à améliorer.

Examinez les détails, tels que la typographie, la taille et le style (gras, italique) de la police, etc. Enfin, identifiez les couleurs principales et secondaires utilisées dans le livret.

Dans un second temps, vous devez analyser le contenu interactif. Par exemple, si le livret contient des URL ou des QR codes, notez-les pour les intégrer au format numérique et les transformer en lien cliquable.

De la même façon, les références internes (par exemple, « voir page 10 ») peuvent être transformées en liens hypertextes. 

Recensez toutes les images et photos présentes dans le livret pour les restituer telles quelles ou les remplacer dans le format numérique.

Vérifiez chaque information délivrée dans le livret d’accueil papier. Retirez le contenu obsolète et mettez-le à jour. Réfléchissez ensuite aux éléments interactifs ou multimédias que vous pourriez ajouter, par exemple :

• Des vidéos ;
• Des photographies ;
• Des animations ;
• Des liens vers des ressources externes en ligne ;
• Un livre d’or ;
• Un service de messagerie instantanée.

Établir une structure

Maintenant que toutes les informations du livret d’accueil papier ont été collectées, il est temps de structurer le livret d’accueil numérique. Pour ce faire, établissez une liste des tâches à accomplir, en priorisant les éléments essentiels et les améliorations à apporter. Structurez le livret autour d’éléments comme :

• Une introduction – un message de bienvenue de la part du propriétaire de la location saisonnière et l’explication de l’objectif du présent livret ;
• Des informations sur la location saisonnière – sa date de création, les valeurs sur lesquelles elle a été fondée (tourisme écoresponsable, entreprise familiale, etc.), sa vocation (valoriser le tourisme local, transmettre une passion, etc.) ;
• Des informations pratiques – coordonnées du propriétaire et du gardien si une société de gardiennage s’occupe de votre logement, le plan de la maison avec les différents accès, etc. ;
• Le règlement intérieur – règles à respecter dans la location saisonnière, à faire signer électroniquement, avec éventuellement un état des lieux à remplir ;
• Les contacts utiles – liste des commerces à proximité avec leurs coordonnées, leurs heures d’ouverture, coordonnées du médecin, de l’hôpital et de la pharmacie les plus proches, etc. ;
• Des annexes – liens vers les sites de curiosités touristiques, jour du marché local, lieux de restauration à proximité, etc.

Concevoir une nouvelle version numérique

Pour concevoir une version numérique de votre livret d’accueil, deux solutions se présentent à vous. 

Vous pouvez tout à fait numériser les pages du livret d’accueil en format papier, les enregistrer en format PDF ou image (JPEG, PNG) et les convertir en fichier éditable avec un logiciel d’OCR (reconnaissance optique de caractère).

Lorsque vous avez corrigé les éventuelles erreurs de reconnaissance, vous devez organiser les textes obtenus grâce à des paragraphes et des sous-sections (avec titres et sous-titres). Des listes contribuent également à une structuration plus marquée. 

Soyez attentifs et vérifiez bien que tout est adapté à une lecture numérique. Pensez à reformuler les passages qui le nécessitent et à ajouter des liens hypertextes pour faciliter la navigation sur votre livret numérique.

L’autre démarche consiste simplement à réécrire l’ensemble du contenu, en ajoutant les images, les vidéos et tout ce que vous estimez nécessaire pour créer votre livret d’accueil numérique. Cette solution s’avère intéressante si vous n’êtes pas équipé d’un scanner de haute qualité, si vous ne maîtrisez pas l’ensemble des logiciels nécessaires à la numérisation ou si vous souhaitez opérer une refonte du livret.

Mettre en forme pour un bel aspect visuel

Quel que soit votre choix, une fois les textes numérisés ou réécrits, vous passez ensuite à la conception visuelle. Pour cela, plusieurs outils de création numérique sont disponibles, dans des versions payantes ou gratuites (avec options payantes), par exemple :

• Adobe in Design ;
• Microsoft PowerPoint ;
• Google Slides ;
• Canva ;
• WordPress.

Vous pouvez alors créer la mise en page de votre livret d’accueil et ajouter des éléments tels que des vidéos intégrées, des formulaires de contact, un livre d’or, etc.

Une fois votre livret numérique achevé, il ne vous reste plus qu’à choisir le format (PDF interactif, site web optimisé pour les applications mobiles) et à le publier en ligne. 

Si la création du livret numérique pour votre location de vacances vous effraie, sachez que vous pouvez aisément trouver des modèles gratuits de livrets en ligne.

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