Comment rédiger un livret d'accueil pour une location de vacances ?

Juillet 2024

Quelles sont les informations indispensables à inclure dans un livret d’accueil pour une location de vacances ?

Pourquoi rédiger un livret d’accueil pour une location de vacances ?

Mettre un livret d’accueil à la disposition des locataires de votre propriété de vacances est crucial pour plusieurs raisons. En tant que propriétaire, vous êtes amenés à apporter des réponses et des problématiques inhérentes à toutes les locations de vacances. En centralisant toutes les réponses éventuelles dans votre livret d’accueil, vous gagnez un temps précieux que vous pourrez utiliser à meilleur escient. Cela permet aussi de clarifier les attentes, réduisant le risque de malentendus et de litiges. Enfin, il renforce la réputation de la propriété en montrant que le propriétaire se soucie du confort et de la satisfaction de ses invités. C’est une preuve de professionnalisme et cela contribue à augmenter votre image de marque.

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Les instructions pour les appareils ménagers

Inclure les instructions pour les appareils ménagers dans votre livret d’accueil est une parfaite illustration du gain de temps que vous gagnerez. 

Vos locataires vont utiliser des appareils qu’ils ne connaissent pas forcément dans leur vie quotidienne. Inclure un mode d’emploi facile à comprendre évite des frustrations et même des mauvaises utilisations, voire des détériorations. Voici les points d’explications les plus courants à inclure dans votre livret d’accueil : 

• La cuisine : instructions pour utiliser le four, le micro-ondes, le lave-vaisselle, la cafetière, le grille-pain, etc.
• La buanderie : mode d’emploi de la machine à laver et du sèche-linge, y compris les programmes recommandés
• Les appareils de climatisation et de chauffage : les réglages des thermostats, la température idéale de la maison et des climatiseurs
• Les appareils numériques et audio : guide détaillé de l’utilisation des télécommandes, des appareils audio et hi-fi, de l’internet, du Wi-Fi
• La sécurité : instructions sur l’utilisation des détecteurs de fumée, extincteurs et systèmes de sécurité

Les règles de la location

Les règles de la maison doivent précisément être énoncées pour éviter tout malentendu et tout conflit avec vos locataires ou avec le voisinage proche de votre propriété. 

Vous pouvez y mentionner votre politique concernant les animaux de compagnie. Indiquez également si vos locataires peuvent recevoir des visiteurs supplémentaires et organiser des fêtes. Sur ce dernier point, précisez les heures durant lesquelles les locataires doivent réduire le bruit afin de respecter le voisinage. 

Clarifiez aussi si vous autorisez les locataires à fumer à l’intérieur de la maison et indiquez, le cas échéant, des zones pour les fumeurs sur la propriété.

Si vous mettez certains équipements à la disposition de vos invités, indiquez-en le cadre d’utilisation. 

Enfin, mentionnez les instructions pour le recyclage et l’élimination des déchets.

Les recommandations locales

Vous pouvez suggérer des activités et des attractions à proximité. Vous pouvez aussi recommander une liste des meilleurs endroits pour manger, avec des suggestions pour différents types de cuisine.

Par ailleurs, vous pouvez donner des indications sur les transports en commun, les services de taxi et les locations de voiture ou de vélo.

Les numéros utiles 

Dans cette section, indiquez les numéros importants, tels que : 

• Vos coordonnées personnelles ou celles de la conciergerie si vous en employez une : numéros de téléphone et adresses e-mail pour des questions urgentes ou des problèmes
• Les services d’urgence médicale : hôpitaux, cliniques, médecins de garde
• Le numéro des dépanneurs locaux : plombier, électricien, service de dépannage pour les appareils ménagers
• Les numéros d’urgence : police, pompiers, services médicaux d’urgence

Comment faire d’un livret d’accueil un outil indispensable à la satisfaction des clients de votre location de vacances ?

Rendre le livret d’accueil attrayant pour les locataires

Pour rendre le livret d’accueil attrayant pour les locataires, il est nécessaire de le rendre fonctionnel et agréable à lire. 

Tout d’abord, optez pour un visuel clair et professionnel, avec des photos personnelles de haute qualité de votre maison et des points d’intérêt aux alentours. Si votre livret est esthétiquement plaisant, il va capter l’attention et inciter les locataires à le consulter. Adoptez un ton chaleureux et accueillant pour instaurer dès la première page une ambiance conviviale.

Si vous n’êtes pas à l’aise avec la rédaction, n’hésitez pas à faire appel à un professionnel. Il pourra mettre en forme vos idées en employant un ton fluide et agréable, et dénué de fautes d’orthographe ou de grammaire. 

De la même façon, faites imprimer vos livrets d’accueil sur du papier de qualité et reliez-les avec soin. Des feuilles volantes seront rédhibitoires pour vos locataires.

Organiser le livret en sections distinctes

Organisez votre livret d’accueil en sections claires et distinctes, avec des titres et des sous-titres pertinents. Cela permet aux locataires d’aller droit au but et d’obtenir des réponses à leurs interrogations facilement et rapidement. Utilisez des éléments visuels comme des cartes et des schémas pour simplifier les explications complexes, comme l’utilisation des appareils ménagers ou les consignes de sécurité. N’hésitez pas à illustrer vos modes d’emploi avec des photos des appareils. 

Par ailleurs, vous pouvez réserver une section pour intégrer des technologies interactives, comme des QR codes renvoyant à des vidéos explicatives. Les locataires pourront ainsi accéder à des démonstrations visuelles pour comprendre aisément le fonctionnement des équipements présents dans votre maison de vacances.

Rendre le livret d’accueil utile pour améliorer l’expérience des clients

Vous pouvez ajouter des touches personnelles avec un message de bienvenue et des recommandations locales établies à partir de vos propres expériences. Vous indiquerez ainsi à vos locataires que vous partagez avec plaisir votre région et sa culture. Vous pouvez également offrir un petit cadeau de bienvenue, comme un panier de produits régionaux.

De plus, vous pouvez ajouter un questionnaire de satisfaction pour recueillir les avis de vos invités. Anticipez les questions fréquemment posées et regroupez-les dans une section dédiée pour une consultation rapide.

Encouragez les locataires à fournir des retours sur leur expérience en incluant une section dédiée aux commentaires ou un livre d’or. Cela vous permettra de continuer à améliorer le livret et à répondre aux besoins spécifiques des futurs locataires.

Par ailleurs, pensez à fournir une version multilingue de votre livret d’accueil si vous proposez votre maison de vacances à l’international. 

Vérifiez et actualisez régulièrement les informations concernant le logement, les équipements, les règles de la maison et les recommandations locales.

Enfin, adaptez les renseignements apportés dans votre livret d’accueil à votre public cible. Par exemple, si vous recevez souvent des familles, indiquez les aires de jeux les plus proches et les sites touristiques adaptés aux enfants. De la même façon, si votre logement est habilité à accueillir des personnes à mobilité réduite, détaillez l’accessibilité du logement, les équipements adaptés et les services disponibles.

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