Comment faire l’inventaire des locations saisonnières ?

Mai 2024

Dresser un état des lieux complet des équipements, des fournitures et des éléments essentiels de votre location saisonnière 

Qu’est-ce qu’un état des lieux dans le cadre d’une location saisonnière ? 

Un état des lieux est un document qui décrit l’état du bien, y compris l’état des équipements, des fournitures et des éléments essentiels, ainsi que toute détérioration ou anomalie constatée. Plusieurs informations sont inscrites sur un formulaire d’état des lieux, notamment :

• La description de chaque pièce de la location saisonnière, de ses équipements et du matériel fourni ;
• Des précisions sur l’état de chaque élément (bon état, manquant, endommagé, etc.) ;
• Toutes les observations pertinentes sur l’état général de la location meublée et de ses équipements.

Communiquer explicitement les conditions d’utilisation des équipements et du logement permet d’éviter les dégradations involontaires dues à une méconnaissance des lieux. Cet inventaire détaillé se fait avant l’entrée dans les lieux et après le départ des locataires. Il est conseillé de le faire en deux exemplaires et d’en fournir un avec le contrat de location.

Alors qu’il est obligatoire dans les locations classiques, même meublées, il n’est pas nécessaire de procéder à l’état des lieux dans une location saisonnière. Néanmoins, cette précaution peut s’avérer utile.

Prévenir les litiges dans votre location meublée 

Un état des lieux reste ainsi essentiel pour différentes raisons. De plus en plus de propriétaires font face à des comportements irrespectueux, voire à des vols ou des destructions de l’équipement dans leurs locations meublées. Un règlement intérieur ne suffit pas à vous prémunir de ces genres de situations. 

Même si cette précaution n’est pas obligatoire dans le cas d’une location saisonnière, un état des lieux d’entrée et de sortie aide à éviter les malentendus et les litiges potentiels avec les locataires. Tout est clairement documenté et communiqué dès le début du séjour, ce qui réduit les risques de désaccords ou de plaintes concernant les équipements manquants ou les problèmes d’entretien.

S’assurer du confort et de la satisfaction des invités 

En fournissant cette liste détaillée, vous vous assurez que vos invités disposent de tout ce qui est nécessaire à leur confort. 

Le locataire qui séjourne chez vous sait ainsi exactement ce qui est fourni dans la location meublée. Il peut donc prévoir et s’organiser en fonction de ces informations. 

Par ailleurs, c’est aussi un moyen efficace pour vous d’attester que tous les équipements inscrits sur la liste sont bien présents et qu’ils fonctionnent correctement. Cela évite aux invités les surprises désagréables à leur arrivée, comme découvrir qu’il manque des articles de première nécessité ou que des appareils sont défectueux.

Globalement, c’est un bon moyen de garantir la satisfaction de vos clients, et donc d’obtenir des avis positifs sur le site web de location de vacances pour votre location meublée.

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Comment s’organiser et maintenir l’inventaire à jour pour une gestion optimale de votre location saisonnière ?

Établir une liste exhaustive

Commencez par établir une liste complète et détaillée de tout ce que contient votre location meublée, qu’il s’agisse de meubles, d’équipements électroménagers, de vaisselle, d’ustensiles de cuisine ou d’objets de décoration. 

Pour ce faire, parcourez chaque pièce, sans oublier les espaces extérieurs, pour identifier tous les articles présents dans votre location saisonnière.

Organisez votre état des lieux par catégories. Cela peut être, par exemple, le mobilier, l’électroménager, le linge de lit, les ustensiles de cuisine, les objets de divertissement. 

N’hésitez pas à apporter un maximum de précisions pour chaque objet mentionné dans le formulaire d’inventaire.

Vous pouvez aussi prendre des photos de chaque pièce de votre logement proposé comme location meublée. Cela vous donne une vue d’ensemble et vous permet de vérifier rapidement que tout est bien en place après le départ des locataires.

Maintenez votre inventaire à jour 

Établissez un document d’inventaire le plus complet possible. Conservez-le soigneusement et actualisez-le fréquemment. Datez et signez chaque mise à jour de votre inventaire initial. De manière générale, prévoyez d’effectuer un inventaire régulièrement. Après le départ de vos locataires, prenez un moment pour faire le tour de la location et inspecter minutieusement chaque pièce. Vérifiez que tout est à sa place et en bon état. Chaque état des lieux doit être signé par le propriétaire et le locataire, pour éviter tout malentendu. 

Notez tous les changements apportés à votre inventaire, qu’il s’agisse d’ajouts, de retraits, de réparations ou de remplacements d’objets. Tenez un journal des modifications pour garder une trace de toutes les mises à jour. 

Réagissez rapidement aux remarques et aux retours de vos clients. Si un manquement est signalé ou si une remarque négative au sujet de l’état de vos équipements est déposée sur le portail de location de vacances, procédez rapidement au changement, avant l’arrivée des prochains locataires.

Pour illustrer le propos, il n’y a pas de plus mauvaise publicité qu’un locataire qui constate un dysfonctionnement sur votre location de vacances alors qu’il avait déjà été signalé.

Ne laissez pas s’accumuler les réparations et les changements à effectuer : réglez les problèmes dès qu’ils se présentent pour éviter qu’ils ne s’aggravent avec le temps.

Les outils de gestion locative pour la location saisonnière meublée

Utilisez des outils pour faciliter la gestion de votre location meublée saisonnière. Il existe des applications ou logiciels spécialisés dans la gestion de location saisonnière. Ces outils vous aident à automatiser les tâches et à simplifier les démarches d’entrée et de sortie des locataires. Les sauvegardes informatiques sont plus sécurisées qu’une feuille volante, et n’hésitez pas à les actualiser régulièrement !  

L’autre grand avantage de ces outils de gestion est de vous permettre de communiquer facilement avec vos prestataires et les membres de votre équipe. Toutes les informations sont centralisées, ce qui évite des erreurs ou des oublis. 

Si vous n’êtes pas équipé de logiciels ou que vous n’êtes pas à l’aise avec le numérique, sachez que vous trouverez facilement sur Internet des modèles d’état des lieux de location saisonnière meublée. 

Quelques conseils pratiques

Notez sur l’inventaire initial les objets particulièrement fragiles. Gardez les certificats d’authenticité et les garanties de tous les équipements installés dans votre location meublée.

Si vous ne pouvez pas être présent en personne lors de la remise des clés, sachez qu’il existe des solutions digitales. Envoyez, par exemple, un questionnaire à remplir ou un exemplaire numérique de l’état des lieux à faire valider par les locataires.

N’hésitez pas à mentionner votre volonté d’effectuer un état des lieux d’entrée et de sortie quand vous annoncez votre maison de vacances ou votre appartement de vacances sur le portail de location.

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