Dossier d'accueil pour la location de vacances
Ce qui doit figurer dans le dossier d'accueil parfait
Que font généralement les voyageurs juste après avoir effectué l’enregistrement dans une location de vacances ? Ils consultent le dossier d’accueil pour obtenir des détails sur l’hébergement et les possibilités dans les environs.
Le dossier d’accueil, également appelé dossier d’informations, est l’une des choses les plus utiles que vous puissiez fournir à vos invités. Avec un dossier d’accueil bien préparé, vous vous assurez en tant qu’hôte que les nouveaux vacanciers se sentent immédiatement chez eux dans votre location de vacances.
Mais quels contenus devraient être inclus dans le dossier d’accueil, et comment le rendre attractif et facile à consulter ? Nous répondrons à ces questions et à d’autres dans cet article.
Ce qui ne devrait pas manquer dans le dossier d’accueil
Pour éviter que le dossier d’informations ne se transforme en un volumineux pavé, l’accent principal est mis sur la fourniture d’informations intéressantes, utiles et pratiques sur votre propriété de vacances et la région.
Par conséquent, le dossier d’accueil devrait être divisé en sections distinctes et utiles. Cela permet de garder le dossier organisé et les informations facilement accessibles pour vos invités. Ce qui ne devrait absolument pas manquer dans un dossier d’accueil parfait :
1. Accueillir vos invités
Profitez de l’introduction du dossier d’accueil pour saluer vos invités et les accueillir dans votre location de vacances. Surtout si vous ne pouvez pas accueillir personnellement vos invités à leur arrivée, un message de bienvenue est un bon moyen d’établir tout de même un lien personnel avec eux.
2. Informations sur l’hébergement de vacances
Même si vos invités de vacances ont souvent passé leurs vacances dans une location de vacances : chaque hébergement est unique, a des équipements différents et est donc quelque chose de complètement nouveau pour vos invités.
Dans cette section, vous devriez énumérer les règles et les particularités de votre hébergement qui doivent être observées. Cela inclut notamment le règlement intérieur, les politiques de location et des instructions claires sur le fonctionnement de certaines choses dans votre hébergement de vacances.
- Y a-t-il des règles spécifiques à suivre dans l’hébergement ?
- Y a-t-il quelque chose de spécial à prendre en compte dans la cuisine ou la salle de bains ?
- Quand et où les déchets doivent-ils être jetés, et où se trouve le conteneur de recyclage du verre le plus proche ?
- Les animaux domestiques sont-ils autorisés dans l’hébergement ?
- Est-il autorisé de fumer dans l’hébergement ?
3. Utilisation du WLAN, de la télévision, de la machine à laver et plus encore
L’accès sans fil à Internet est l’une des choses les plus importantes pour les invités de vacances. Par conséquent, expliquez brièvement et simplement dans votre dossier d’accueil comment se connecter au WLAN de votre hébergement.
Expliquez également comment fonctionnent la télévision et la télécommande. Cela inclut également un aperçu des chaînes de télévision disponibles.
D’autres informations importantes dans cette section comprennent des instructions et des informations sur :
- Les codes d’accès
- La connexion à Netflix
- Les codes de sécurité
- La connexion Internet
- Le chauffage et les thermostats
- L’utilisation des appareils de cuisine, de la machine à laver, du sèche-linge…
- L’utilisation du barbecue, de la cheminée, de la piscine, du jacuzzi, du sauna…
Si vous avez également des installations “domotique” dans votre propriété de vacances, vous devriez également fournir des informations utiles à leur sujet dans le dossier d’accueil, ou donner une explication personnelle à vos invités à leur arrivée.
4. Restaurants, bars et commerces dans la région
Généralement, les invités d’une location de vacances se débrouillent par eux-mêmes. En plus d’un aperçu des restaurants et des bars, une liste des options de shopping à proximité est donc également utile – par exemple, supermarchés, boulangeries, magasins bio, services de livraison, marchés hebdomadaires ou centres commerciaux.
Il est également utile de préciser où se trouve la station-service la plus proche, les points de recharge pour les véhicules électriques ou les distributeurs automatiques de billets.
5. Activités et idées de loisirs
Certains invités se renseignent sur les activités et les endroits à visiter dans la région avant leurs vacances. D’autres se laissent porter par le moment et décident spontanément sur place ce qu’ils veulent faire.
Cependant, surtout les familles avec enfants apprécient les conseils utiles – et en tant que propriétaire, vous connaissez sûrement mieux votre propre région. Vous pourriez par exemple écrire une liste des 10 activités préférées personnelles. Ou vous pourriez créer un petit catalogue avec les itinéraires de randonnée et de vélo les plus populaires, les points de vue et les plages dans la région de votre location de vacances.
Utilisez donc cette section du dossier d’accueil pour un aperçu des idées de loisirs. Il peut s’agir de conseils pour une excursion d’une journée dans les villes voisines, des activités sportives, des parcs d’attractions et de loisirs, ainsi que d’autres destinations adaptées aux enfants.
Peut-être avez-vous aussi des brochures ou des guides que vous pouvez inclure dans le dossier d’accueil. Et peut-être collaborez-vous même avec quelques entreprises locales dont vous pouvez proposer les activités de loisirs à vos invités de vacances.
6. Événements spéciaux dans la région
Un moment fort pour les invités de vacances sont les événements spéciaux qui se répètent chaque année – et certains invités voyagent même spécialement pour eux. Il y a sûrement aussi des événements spéciaux dans la région de votre location de vacances pour les festivals ou les jours fériés. Vous pouvez donc ajouter à votre dossier d’accueil une sorte de calendrier des événements avec des informations sur les événements les plus populaires.
7. Carte de la région
Pour donner à vos invités de vacances une idée approximative de l’endroit et des environs, une carte générale avec un aperçu de la région et de votre hébergement marqué est utile.
8. Numéros de téléphone d’urgence et contacts
Les invités de vacances n’ont pas toutes les ressources qu’ils ont généralement chez eux pendant les vacances. C’est pourquoi les invités se sentiront particulièrement en sécurité avec vous en tant qu’hôte s’ils savent que vous pensez à leur sécurité.
À ce stade du dossier d’accueil, en plus de vos coordonnées personnelles, vous devriez également inclure une liste de numéros d’urgence importants, tels que pour les pharmacies, les médecins et les hôpitaux, ainsi que les vétérinaires si vos invités de vacances arrivent avec des animaux de compagnie.
9. Transports en commun
Aidez vos invités à explorer la région. Dans cette section du dossier d’accueil, vous pouvez fournir les horaires des bus, les contacts et d’autres informations utiles, telles que :
- Les itinéraires et les horaires des bus
- Les services de taxi et de navette
- Les locations de voitures
- Les gares et les aéroports
- Les cartes de la région et de la ville
10. Arrivée et départ
Si vous souhaitez envoyer le dossier d’accueil sous forme de fichier PDF par e-mail aux futurs invités avant leur arrivée, assurez-vous d’inclure des informations sur l’arrivée et le départ. Cela comprend votre adresse complète avec les coordonnées et les indications depuis la gare ou l’aéroport le plus proche.
Informez également vos invités de vacances s’il y a des places de parking disponibles et où, au cas où les invités arriveraient en voiture.
De plus, vous devriez mentionner à nouveau les heures d’arrivée et de départ. Expliquez également comment se fera la remise des clés et s’il existe des règles spécifiques pour l’enregistrement et le départ.
Le bon ton est important
Un dossier d’accueil ne sert pas seulement à transmettre des informations, mais suscite aussi des sentiments. C’est pourquoi veillez toujours à utiliser un ton amical – cela est particulièrement important dans le domaine des règles de la maison. Évitez donc absolument des mots comme “devraient”, “doivent” ou “interdire”.
Conception visuelle du dossier d’accueil
La conception du dossier d’accueil joue également un rôle important et doit toujours être en harmonie avec l’ambiance de votre hébergement.
C’est à vous de décider si vous optez pour un dossier relié ou un classeur. Le classeur a l’avantage de pouvoir échanger rapidement des feuilles individuelles. Cependant, le dossier relié a une apparence plus élégante.
Mais que ce soit un classeur ou un dossier relié : l’état du dossier d’accueil est crucial. Par conséquent, vérifiez régulièrement le dossier d’accueil et remplacez les pages usées et déchirées.
Conclusion
Les invités de vacances apprécient de trouver rapidement et facilement des informations sur l’hébergement de vacances et sur la région sur place. Par conséquent, un dossier d’accueil bien équipé est probablement l’une des choses les plus utiles que vous puissiez fournir à vos invités.
Outre le contenu du dossier d’accueil, la conception et l’approche sont également cruciales.
Le plus important est de structurer les informations dans le dossier d’accueil de manière claire en différentes sections. Avec une table des matières après la page de garde ou des marqueurs de section correspondants, vos invités peuvent trouver les différents contenus plus rapidement.
Il est recommandé d’ajouter quelques pages blanches supplémentaires à la fin du dossier d’accueil. Sur ces pages, vos invités peuvent laisser des éloges, des critiques, des souhaits et des suggestions. Avec ces informations précieuses, vous pouvez améliorer votre hébergement de vacances et ainsi augmenter la satisfaction de vos invités. Cela se traduira par des avis plus positifs, ce qui à son tour augmentera l’occupation de votre hébergement.