Comment créer une facture pour une location de vacances ?

Avril 2024

La facture de location de vacances pour les particuliers est-elle obligatoire ?

La facturation pour les hôtes immatriculés au RCS

Louer un appartement de vacances demande de suivre certaines règles spécifiques et de réaliser des démarches auprès de la mairie et du service des impôts. Concernant la facturation, son caractère obligatoire ou facultatif dépend de votre statut. 

Si vous êtes immatriculé au RCS (Registre du commerce et des sociétés) en tant que loueur de chambres d’hôtes, vous êtes tenu de fournir une facture à vos clients :

•  si le montant de la location excède 25 € TTC ;
•  si le client la demande.

Dans ces cas de figure, l’absence de délivrance de facture est passible d’une amende de 300 € maximum.

La facturation pour les hôtes non déclarés au RCS

Dans la majorité des cas, quand vous proposez une maison ou un appartement sur un site web de location de vacances comme Holidu, vous exercez cette occupation de manière accessoire, en plus de votre activité professionnelle habituelle. C’est pour cela que vous n’êtes pas obligé de vous inscrire au RCS. Fournir une facture n’est pas obligatoire, mais il se peut que certains clients vous en demandent une. Il est alors utile de savoir comment procéder.

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Modèle de facture de location de vacances

Exemple de facture de location de maison de vacances entre particuliers

Lorsque vous créez une facture pour votre maison de vacances à la demande d’un particulier, les informations suivantes doivent y figurer :

• date de rédaction de la facture ;
• numéro de la facture – unique, il est basé sur une séquence chronologique sans interruption ;
• nom et adresse du propriétaire de la location de vacances ;
• numéro SIREN ou SIRET, et éventuellement le numéro d’immatriculation au RCS ;
• si le loueur relève de la franchise de TVA, la mention « TVA non applicable – article 293 B du CGI » ;
• coordonnées de la résidence louée ;
• nom du client, sauf s’il s’y oppose ;
• dates de départ et d’arrivée ;
• décompte détaillé, en quantité (généralement, le nombre de nuitées) et prix de chaque prestation ;
• somme totale à payer hors taxes (HT) ;
• taux de TVA (même s’il est de 0 %) ;
• somme totale à payer toutes taxes comprises (TTC).

D’un point de vue légal, sachez que la facture émise pour un particulier s’appelle en fait une note. Elle possède les mêmes fonctions juridiques, commerciales, comptables et fiscales qu’une facture. 

Vous devez créer 2 exemplaires pour chaque facture. Le premier est donné au client et le second est à conserver par vos soins pendant 2 ans au minimum. La note est toujours fournie au client qui la demande avant le règlement de la location. Vous avez la possibilité de remettre à vos locataires la facture imprimée ou sous forme électronique.

Exemple de facture de location de vacances pour les professionnels

Louer ma maison de vacances à un professionnel qui voyage dans le cadre de son travail impacte-t-il la facturation ? Si la personne qui a loué votre résidence secondaire le fait pour ses activités professionnelles, l’émission d’une facture est obligatoire. Elle comprend les mêmes informations que celles contenues dans la facture pour un particulier, avec quelques mentions supplémentaires :

• identité du locataire – nom (ou dénomination sociale), adresse du siège social de la société et adresse de facturation (si elles sont différentes) ;
• date de paiement – date à laquelle le règlement doit être effectué ;
• délai de paiement éventuel – conditions d’escompte si le paiement est anticipé (en l’absence d’escompte, mentionner « Escompte pour paiement anticipé : néant ») ;
• taux des pénalités de retard exigibles si le paiement n’est pas effectué à la date du règlement ;
• mention d’une indemnité forfaitaire de 40 € pour les frais de recouvrement, en cas de retard de paiement.

Informations supplémentaires sur la TVA et la taxe de séjour

Le taux de TVA applicable

Annoncer une maison de vacances sur un site comme Holidu est un moyen de générer des revenus supplémentaires pour votre foyer. Vous vous demandez sans doute quel taux de TVA s’applique au prix des nuitées. Les locations de vacances sont exonérées de TVA, sauf si vous fournissez à vos locataires au moins 3 des 4 services suivants :

• le nettoyage régulier du logement ;
• le petit-déjeuner ;
• la fourniture du linge de maison ;
• la réception des arrivants, même si elle est réalisée de manière non professionnelle.

Ces services doivent figurer sur votre facture en tant que prestations détaillées.

La taxe de séjour

Les communes qui demandent le paiement de cette taxe sont généralement des localités classées, touristiques, littorales, de montagne, réalisant des actions de promotion du tourisme ou de protection de l’environnement. Le montant est fixé par la commune et doit être réglé par les hébergements touristiques, parmi lesquels figurent les locations saisonnières.

La taxe de séjour peut être calculée de manière forfaitaire ou au réel. Dans le cas d’un forfait, son montant ne dépend pas du nombre de personnes hébergées, mais de la catégorie de l’hébergement et du nombre de nuitées. La taxe de séjour au réel dépend du type d’hébergement, du nombre de nuits et de vacanciers.

Certains portails de location de vacances, tels qu’Holidu, se chargent de collecter et de payer la taxe de séjour pour les voyageurs réservant sur leur site internet. Dans le cas contraire, c’est à l’hôte de procéder à sa facturation, ainsi qu’à son règlement aux autorités locales. Cela doit être indiqué séparément sur la facture.

Comment créer vos factures pour votre location de vacances ?

Les modèles gratuits sur Internet

En saisissant « location saisonnière modèle de facture » sur un moteur de recherche, vous accédez aisément à plusieurs sites qui proposent des modèles gratuits à télécharger, souvent sous format Word. Il s’agit de sites spécialisés dans les documents administratifs, comme Legalstart ou LegalPlace, par exemple.

Les logiciels de gestion des locations saisonnières

Certains éditeurs proposent des logiciels de gestion pour les locations de vacances. Il en existe des versions gratuites sur Internet. Parmi les diverses fonctionnalités proposées figure souvent la génération de factures aux normes.

Les sites gouvernementaux

N’hésitez pas à comparer les informations des modèles de factures trouvés sur Internet avec celles des sites gouvernementaux, comme Service-Public.fr. Celui-ci propose des fiches thématiques sur les hébergements touristiques. 

Sinon, posez directement vos questions sur les factures de location de maison de vacances entre particuliers par téléphone, en composant le 3939, ou utilisez le formulaire de contact. Vous bénéficiez ainsi d’une assistance et d’un premier niveau d’information administrative. Il vous est éventuellement indiqué l’organisme compétent à contacter, selon votre demande.

L’Agence départementale pour l’information sur le logement (ADIL)

Vous pouvez, enfin, vous adresser à l’ADIL de votre département. Cette association à but non lucratif est agréée par le ministère chargé du logement. Ses conseillers fournissent des informations sur toutes les questions liées au logement, notamment pour les problématiques juridiques et fiscales. En cas de doute sur la validité de votre modèle de facture, contactez alors l’ADIL dont vous dépendez

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