SES.Hospedajes : ce que les hôtes doivent savoir

Avril 2025

Depuis le 2 décembre 2024, les propriétaires de locations de vacances en Espagne doivent utiliser SES Hospedajes, un nouveau système de déclaration mis en place par le ministère de l’Intérieur. Cette procédure remplace l’ancienne qui impliquait une transmission manuelle des données aux autorités comme la Guardia Civil et la police nationale. 

Quel est son objectif ? Centraliser l’enregistrement des locataires pour améliorer la sécurité et simplifier les démarches administratives. Si vous louez votre maison ou votre appartement pour les vacances, cette réglementation vous concerne directement. 

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SES Hospedajes : de quoi s’agit-il ?

Une plateforme pour centraliser l’enregistrement des voyageurs 

SES Hospedajes est une plateforme numérique mise en place conformément au Real Decreto 933/2021. Elle oblige les hôtes de locations saisonnières à enregistrer leurs voyageurs et à transmettre des informations précises aux autorités. Ce dispositif s’applique à tous les biens mis en location pour les vacances en Espagne, qu’ils soient proposés sur un site web de location de vacances, via une agence ou par des particuliers. 

Les objectifs et les bénéfices du nouveau système

Cette réforme vise plusieurs objectifs : 

• renforcer la sécurité nationale en améliorant la traçabilité du séjour ;
• simplifier l’enregistrement des voyageurs ;
• standardiser les procédures pour toutes les locations touristiques en Espagne pour fournir un cadre juridique clair et homogène.

Les changements à prévoir pour les propriétaires

Une nouvelle obligation d’enregistrement

Tout d’abord, tous les propriétaires souhaitant annoncer un bien de location de vacances doivent obligatoirement créer un compte sur SES.Hospedajes via un certificat numérique ou le système Cl@ve. 

Ensuite, ils doivent enregistrer chaque voyageur en renseignant des informations essentielles comme : 

• le nom et le prénom ;
• le numéro de la pièce d’identité ;
• l’adresse complète ; 
• la nationalité ;
• les dates d’arrivée et de départ ; 
• le lien de parenté entre les voyageurs, s’il y a lieu.

L’impact sur la gestion des annonces 

À ce jour, la plateforme d’enregistrement SES.Hospedajes n’est pas directement intégrée aux sites de réservation. Il est cependant probable que ces portails de locations de vacances exigent bientôt une preuve de conformité à la réglementation espagnole pour publier une annonce en ligne. 

En respectant ces obligations, les hôtes pourraient, par exemple, obtenir un label de confiance qui accorderait une meilleure visibilité de leurs biens sur les sites web de location de vacances.

À l’inverse, le non-respect des obligations de l’enregistrement des voyageurs sur SES.Hospedajes peut exposer à des sanctions financières élevées. Les amendes peuvent, en effet, atteindre plusieurs milliers d’euros.

Comment s’adapter facilement à SES.Hospedajes ?

Se former à l’utilisation de la plateforme 

De nombreux outils sont mis à la disposition des hôtes pour éviter toute erreur due à une mauvaise connaissance de ce procédé. Ils peuvent se familiariser avec SES.Hospedajes à travers des guides et des tutoriels en ligne. Des webinaires et des formations sont également proposées aux propriétaires de locations saisonnières. Par ailleurs, certaines sociétés de gestion locative touristique fournissent une assistance par des experts.

Actualiser les processus internes déjà existants

L’intégration de SES.Hospedajes oblige les hôtes à adapter leur mode de gestion et à prendre de nouvelles habitudes : 

• mettre à jour les formulaires d’enregistrement ;
• former les gestionnaires de propriétés ou les conciergeries aux nouvelles règles ;
• utiliser des outils numériques pour automatiser l’enregistrement des voyageurs.

Concernant ce dernier point, des logiciels comme Check-in Scan permettent de scanner automatiquement les documents d’identité et de transmettre les informations à SES.Hospedajes. L’avantage de ce genre d’outils est qu’ils permettent de minimiser les risques d’erreurs humaines.

Être rigoureux

L’enregistrement des voyageurs doit être précis et systématique pour éviter toute sanction. La procrastination n’est plus une option dans ce processus. Une mauvaise gestion des déclarations peut, en effet, entraîner des amendes importantes et nuire grandement à l’activité professionnelle locative des propriétaires. 

Les bénéfices de SES.Hospedajes pour les hôtes

Des démarches administratives simplifiées

Avant la mise en place de cette réforme, les hôtes devaient transmettre par leur propre moyen, souvent de manière manuelle, les informations à la Guardia Civil ou à la police nationale. Désormais, grâce à SES.Hospedajes, tout se fait en ligne. Le gain de temps est évidemment conséquent, de même que la réduction des erreurs lors de la transmission. Le portail est conçu pour être intuitif dans le but de faciliter le plus possible les démarches des hôtes. 

La centralisation des informations simplifie également le contrôle des autorités compétentes et garantit une meilleure gestion des enregistrements. 

La sécurité autour des séjours renforcée

En améliorant la traçabilité des voyageurs, le système SES.Hospedajes joue un rôle clé dans la prévention des fraudes et la lutte contre les locations illégales. L’obligation d’enregistrer chaque personne permet aux autorités espagnoles d’identifier plus facilement les voyageurs séjournant sur le territoire hispanique. 

Par ailleurs, cette transparence dissuade les pratiques abusives, comme la sous-location non déclarée ou l’hébergement de personnes ne respectant pas les clauses du contrat de location. Les locataires eux-mêmes bénéficient d’un cadre plus sûr, garantissant des locations conformes à la réglementation en vigueur.

La protection est, de cette façon, intéressante pour les locataires et pour les propriétaires. 

L’uniformisation des règles à l’échelle nationale

Grâce à SES.Hospedajes, toutes les locations touristiques en Espagne sont soumises aux mêmes obligations légales d’enregistrement des voyageurs. Cela permet d’éviter les divergences entre les différentes régions et apporte plus de transparence aux hôtes et aux plateformes de locations saisonnières.

Les vérifications et les contrôles sont également plus simples pour les autorités et l’application de la réglementation plus cohérente. Ainsi, les propriétaires sont moins susceptibles de confondre les lois régionales et s’exposent à moins de risques de sanction ou d’amendes. 

SES.Hospedajes ne se contente pas de moderniser le processus d’enregistrement des voyageurs, il crée aussi un cadre juridique plus clair et plus équitable pour l’ensemble des acteurs de la location de vacances en Espagne.

En conclusion, la transition, bien qu’elle soit obligatoire, est avantageuse. La mise en place de SES.Hospedajes transforme la gestion des locations de vacances en Espagne. En plus d’impliquer de nouvelles responsabilités pour les propriétaires, elle permet surtout de centraliser les démarches, sécuriser les séjours et unifier les réglementations pour tous les hôtes. Si vous souhaitez continuer à louer votre maison ou votre appartement pour les vacances, il est nécessaire de vous conformer rapidement à cette nouvelle réglementation et d’adopter les bons outils pour vous accompagner. 

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